GESTIRE PROGETTI CON SUCCESSO

LYNX di A-Dato permette di eliminare conflitti e gestire le priorità fra progetti in tutta l’organizzazione; gestire le priorità e la sincronia delle informazioni a livello “sistemico”; creare un ambiente favorevole e, soprattutto, ottenere risultati!

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La realizzazione di un progetto è influenzata negativamente, da sempre, da numerosi fattori che possono impedirne la conclusione con successo. Secondo il report di PMI del 2023, nel caso di aziende che pongono un'attenzione elevata allo sviluppo di "power skills", il 72% dei progetti si è chiuso con successo rispetto alle richieste del business, mentre nel caso di aziende dove l'attenzione allo sviluppo di "power skills" è ridotta, la percentuale di successo scende al 65%.

È evidente che, nella migliore delle ipotesi, quasi un progetto su tre può essere considerato un "insuccesso". Ma quali sono i problemi cui va incontro un progetto? In buona sostanza si possono riassumere in:

1. problemi di pianificazione
2. problemi di esecuzione

I problemi di pianificazione

Uno dei problemi più evidenti, nella gestione dei progetti, riguarda proprio la pianificazione che, quasi sempre, viene fatta secondo criteri "tradizionali", basandosi quindi sulle stime ricevute, in termini di durata, e sulla definizione di "data di inizio" e "data di fine" delle diverse attività previste.

I problemi che ne derivano consistono nel fatto che le stime di durata, tipicamente, includono una "sicurezza": chi deve stimare il tempo necessario a completare una particolare attività, tende a "gonfiare" la stima per assicurarsi di poterla eseguire a dispetto di eventuali guasti, ritardi, cambio di priorità etc.

Inoltre, l'uso di date di inizio e date di fine attività rappresenta una modalità di pianificazione che di per sé non può essere rispettata: quante probabilità ci sono che tutte le attività di un progetto siano iniziate e finite secondo il piano? Poche.... E quante probabilità ci sono, nel caso un'attività finisca prima del previsto, che la successiva venga iniziata in anticipo? Zero.

Come conseguenza di questo, possiamo sicuramente affermare che ogni ritardo si accumulerà, ripercuotendosi sulla durata complessiva del progetto - diversamente dagli anticipi.

I problemi di esecuzione

In un ambiente mono-progetto è relativamente semplice monitorare e controllare le diverse attività di un progetto, ma quando l'ambiente è multi-progetto le cose si complicano e identificare dove intervenire, perché necessario, diventa molto difficile.

La soluzione di pianificazione secondo CCPM

Il concetto di pianificazione utilizzato in CCPM è legato strettamente alla visione "olistica" del progetto stesso: come abbiamo detto, le stime tengono in considerazione i problemi potenziali e i ritardi che si possono verificare durante l'esecuzione di una attività. Ottimo, ma qual è il senso di mantenere questo tempo a livello di singola attività, quando il nostro compito dovrebbe essere quello di proteggere l'intero progetto? Per capirsi: l'obiettivo non è fare in modo che ogni attività inizi e finisca secondo quanto previsto nel piano, ma accertarci che il progetto sia iniziato e finito quando stabilito!

E come si fa? Semplice, si prende a prestito il concetto utilizzato nelle "mutue assicurazioni": chiedere poco denaro a tutti, per indennizzare chi ne ha bisogno. Nel caso dei progetti, si andrà ad eliminare una quota del tempo stimato da ogni singola attività per accumularlo in un unico contenitore di progetto (il buffer di progetto) dal quale, quando necessario, si preleveranno (virtualmente) i giorni di ritardo. Va da sé che in caso di anticipo non ci sono "prelievi" e pertanto il nostro buffer non viene toccato.

Quali sono i benefici di questo approccio? Sicuramente meno "stress" legato alla necessità di tenere sotto controllo tutte le attività in termini di inizio e fine: come abbiamo detto, quello che ci interessa è proteggere il progetto e il buffer permette di farlo, assicurandoci di guardare un solo indicatore invece di molti.

L'esecuzione attraverso i Buffer in CCPM

Il buffer è anche molto utile per l'esecuzione dei progetti: monitorando il consumo del buffer rispetto alla percentuale di completamento del progetto, infatti, si può analizzare l'andamento del progetto stesso, utilizzando un indicatore a semaforo.

Suddividendo il buffer in tre sezioni distinte, possiamo identificare attraverso ciascuna di esse se la variazione rispetto alla stima è normale, accettabile o anormale.

in questo modo si può capire immediatamente se il progetto sta andando bene (area verde) o male (area rossa), tenendo conto che quando un progetto entra in area gialla si dovrebbe cercare di capire se la situazione è destinata a peggiorare e cosa fare per rimediare.

Utilizzando i buffer di ogni singolo progetto poi, si può creare un grafico molto utile alla Direzione o a chi deve gestire un portfolio di progetti: il "fever chart" che consiste nel plottare tanti punti quanti sono i progetti in gestione, che saranno posizionati in funzione del consumo di buffer rispetto alla percentuale di completamento del progetto stesso.

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